Poter disporre di grandi somme per organizzare un evento è una fortuna ed è stimolante avere la libertà di pensare in grande. Capita spesso però, soprattutto in ambito sociale, che le cifre messe a budget siano contenute. Che si fa allora?
Abbiamo capito nel tempo che invece di ridimensionare il progetto, è molto più efficace ragionare a partire dal budget. Capire insomma come spendere al meglio il nostro gruzzolo, studiando situazioni abbastanza semplici, ma che però possano lasciare il segno.
Queste sono le nostre tre regole, quelle che, mettendo insieme gli eventi che hanno funzionato, possiamo suggerire per progettare eventi a budget leggero.
1. Riduci i costi di produzione
Quando organizzi un evento pubblico, la produzione è il costo maggiore. Parlando per esempio di uno spettacolo o di una conferenza, devi noleggiare lo spazio e l’attrezzatura tecnica, chiedere e pagare permessi, riservare il gettone di presenza a relatori e relatrici, occuparti della logistica, dell’ospitalità, del catering.
Se però scegli un partner che si occupa già di tutti o di gran parte di questi aspetti, come un teatro, un cinema o un’associazione culturale con una sede attrezzata, questi costi si abbattono quasi del tutto ed è ragionevole dividersi quelli specifici legati agli ospiti. Quando ci siamo inventati la serata OFF del Festival F.i.d.u.ci.a per Cooperativa Santa Lucia, sapevamo che l’associazione culturale che organizza ogni anno la rassegna, ci avrebbe messo a disposizione spazi e tecnologia.
2. Condividi la comunicazione
Anche l’investimento per far sapere al pubblico di un evento non è leggero: dai social alla stampa, dai manifesti alle newsletter. Inoltre, l’efficacia della comunicazione può dipendere moltissimo dalla presenza di una community fedele e partecipante.
Coinvolgere come partner una realtà che è già conosciuta sul territorio e che può già contare su canali di comunicazione attivi e vitali, consente di ridurre questo investimento, oltre a costituire una preziosa occasione di confronto sulle strategie che funzionano meglio verso un pubblico conosciuto.
3. Attingi dal tuo sapere
Parlare di quello che conosciamo e di cui abbiamo esperienza, su cui il pubblico ci riconosce competenza, fa sì che non dobbiamo progettare da zero la riflessione su un tema per costruirci attorno un evento. Richiede, infatti, un impegno molto più affrontabile rispetto a un argomento sconosciuto. Questo ci consente anche di concentrarci sull’opportunità di fare dell’evento un’ottima occasione di consolidamento del brand, nella quale portare credo e valori.
Nel caso del F.i.d.u.ci.a OFF con Cooperativa Santa Lucia, si è parlato di temi come le fragilità e le disabilità, campo in cui la cooperativa poteva vantare grande esperienza, ma abbiamo scelto di allargare lo sguardo alla fragilità nel mondo del lavoro, o nell’ultima fase della vita, o ancora alle differenze di trattamento e ingiustizie, affinché il pubblico si sentisse coinvolto e partecipe.
Questi sono i nostri tre punti di partenza per costruire eventi che riescono a diventare appuntamenti sul territorio nel corso degli anni, senza gravare sull’economia del brand. A partire da questi suggerimenti, ogni realtà ha la possibilità di esplorare un nuovo modo di mettersi in relazione con il proprio pubblico.